Asistente Virtual

Reunión de Asistente Virtual

En el siguiente artículo vamos a intentar definir un poco mejor qué es una Asistente Virtual, que funciones ejerce y para qué la necesitarías en tu equipo de trabajo. Describiremos cómo puede ayudar al emprendedor a despreocuparse de saber el modo en que se hacen determinadas tareas y así las podrá ir delegando, con lo que irá poniéndole más foco a su proyecto.

Según la Wikipedia, un asistente virtual es un agente de software que ayuda a usuarios de sistemas computacionales, automatizando y realizando tareas con la mínima interacción hombre-máquina. Este no sería nuestro caso, ya que para empezar no somos máquinas, con lo que el trato es entre individuos, lo que lo hace todo mucho más personal. Sigamos leyendo para entender un poco mejor que es esto de la asistencia virtual.

Table of Contents

¿Qué es una Asistente Virtual?

El concepto de Asistente Virtual se inició en los Estados Unidos en el año 1995 con una emprendedora americana llamada Anastacia Brice que un día decidió establecer su negocio de planificación de viajes y asistencia ejecutiva a su casa. Fue así como Anastacia fue la persona que dio vida a todo esto que ha ido evolucionando y que hoy conocemos como Asistencia Virtual.

Con el crecimiento de Internet y del mundo digital, los servicios que puede ofrecer una AV han ido aumentando, y ya no solo se trata de ser una secretaria, si no que abarca muchísimas más campos. Llega a ser la mano derecha de CEO de un proyecto, ya que tiene que ser su prolongación para poder sentir y transmitir igual que él. Una Asistente Virtual te ayuda en muchas áreas distintas del negocio y ser una parte activa importante, a la hora de aportar ideas y soluciones como mejoras.

¿Qué actividades puede hacer una Asistente Virtual?

Una Asistente Virtual tiene siempre una visión global del negocio, ya que conoce los diferentes departamentos o trabajos que se deben de ejecutar dentro de un proyecto online. De esta manera puede ayudar en muchas áreas distintas, haciéndose una parte activa muy importante. Aportando ideas y varias soluciones que podrán dar espacio y seguridad al emprendedor, pudiéndose centrar en lo que realmente le interesa, que es disfrutar del emprendimiento al que ha decidido lanzarse.

Ofrecen una amplia gama de productos y servicios, desempeñando muchas funciones diferentes. Desde el trabajo típico de secretaria, hasta la edición de sitios web, marketing en redes sociales, servicio de atención al cliente y otras como por ejemplo las que enumeramos a continuación:

  • Gestión Administrativa
  • Formación y supervisión de base de datos
  • Contabilidad
  • Diseño gráfico
  • Organización de eventos corporativos
  • Gestión de la agenda
  • Manejo de correo electrónico
  • Gestión de email marketing
  • Implementación de funnels básicos
  • Soporte en la programación web
  • Manejo de redes sociales
  • Investigación de mercado
  • Edición de contenido audiovisual
  • Actualización de contactos – CRM
  • Gestión documental y de archivos
  • Creación de formularios
  • Creación y gestión de lanzamientos
  • Actualización y mantenimiento de sitio web
  • Búsqueda y gestión con proveedores
Pantallas de trabajo

¿En qué se puede especializar una Asistente Virtual?

Después de describir las diferentes actividades que ejerce una asistente virtual, tenemos que saber que cuando una de ellas detecta el área en dónde se encuentra cómoda trabajando, ya sea porque se le da mejor o siente que puede aportar más, acaba especializándose en esa función. Pero anteriormente, ha aprendido a gestionar las demás, con lo que siempre podrá asesorar del funcionamiento del resto y cómo están conectadas todas ellas para hacer posible que funcione el negocio.

Dependiendo de su experiencia y formación, podemos describir algunas de las áreas en las que puedes encontrar a una asistente virtual especializada:

  • Administrativa, ayudando con la gestión de documentos, facturas o contabilidad.
  • Marketing, estrategias de marketing y email marketing.
  • Edición audiovisual, tanto de imágenes, audio o vídeo.
  • Copy, con la redacción de textos en cualquier formato, web, post, emails o anuncios.
  • Diseño, generando plantillas tanto de imagen como de cualquier formato audiovisual.
  • Gestión de afiliación, para productos o servicios.
  • Lanzamientos, desempeñando todas las labores que comprende esta especialidad, documentación, publicidad y análisis,
  • Documentación de procesos, recopilando todos los que se producen con la documentación de los mismos.
  • Para infoproductores, documentando, gestionando y promoviendo.
  • Para nichos concretos, conociendo a la perfección el tipo de negocio al que le trabaja.
  • Transición de negocios offline, convirtiéndolos en online para ganar visibilidad.

¿Cómo debe ser una asistente virtual?

Como ya habrás podido observar, una asistente virtual puede desempeñar diferentes labores en varios departamentos de un mismo negocio. Por esto debe tener unas condiciones muy concretas y estar abierta a diversas opciones y posibilidades que se le ofrezcan.

Características

Por definición una Asistente Virtual debe ser una persona multidisciplinar, con gran capacidad de planificación, altamente productiva y con grandes habilidades para el manejo de herramientas.

El ser multidisciplinar, es algo muy valioso, ya que normalmente las encontramos con diferentes formaciones académicas y experiencias profesionales. Lo que las hace muy válidas para cualquier consulta o gestión de diversas disciplinas.

Asistente Virtual trabajando con móvil y portátil

La planificación es vital para este tipo de trabajos, sobre todo porque posteriormente lo tendrá que hacer con su cliente, el emprendedor. Así que mejor que esté bien organizado y previsto para que no aparezcan situaciones insospechadas. Siempre podrán llegar, pero mejor si tenemos lo demás bien atado y de esta forma no nos tabaleará el resto.

La productividad es muy valorable en este tipo de negocios, ya que tenemos que pensar que la contratación de una asistente virtual se hace para mejorar la producción general del proyecto, con lo que tiene que ser altamente productiva.

Al utilizar diversas herramientas dependiendo del emprendedor y la tarea que vaya a desarrollar, necesita tener gran habilidad e interés por los diversos programas y aplicaciones que irá utilizando a lo largo de su trabajo.

Adaptación a los cambios

El trabajo de asistente virtual está en continuos cambios, ya sea de por la diversidad de clientes o en mejoras y ampliación de tareas en un mismo negocio. Por eso pienso que tiene que tener una gran adaptación a la transformación que se va a ir produciendo.

Ante cualquier nueva situación debe adaptarse a las circunstancias y no bloquearse, evaluando la disposición y los recursos disponibles para afrontar el nuevo reto que se le acaba de plantear. Hay que pensar que es un trabajo en equipo y como tal hay que dar soluciones casi inmediatas de novedades o cambios.

Formación

Muy ligado a lo anterior, está en continua formación, lo que la hace ser una persona muy proactiva con conocimientos muy claros de las posibilidades que existen y como poder gestionarlas mejor. Suelen disfrutar aprendiendo cosas nuevas, herramientas, técnicas y proyectos, que aplicarán con los negocios a los que están trabajando.

Ya no sólo en referencia al conocimiento y manejo de aplicaciones o programas, sino también en cuanto a productividad, marketing, publicidad, gestión de proyectos y otras muchas que van surgiendo según el momento en el que se encuentre el emprendedor.

Hay que pensar que una asistente virtual también es una emprendedora, y tiene que mirar por su negocio. Con lo que todo lo que pueda aplicar y mejorar en su proyecto lo va a poder adaptar con el de su cliente.

Resumen

La Asistente Virtual, es una forma muy fácil y cómoda de disponer de un apoyo incondicional para un emprendedor. Con su visión global de negocio, podrá detectar lo que está rodando con facilidad o dónde hay algún engranaje que mejorar, para que un proyecto ruede sin dificultad.

Su función es imprescindible para quitarle carga de trabajo al negocio y que el emprendedor pueda focalizar su labor en disfrutar de su proyecto, disponiendo de más tiempo y fuerza para llevarlo a delante.

¿nos vemos en los comentarios?

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